Gestion administrative

L’Assemblée Générale (AG) est l’instance décisionnelle la plus importante d’une association. Son organisation et sa tenue sont encadrées par les statuts et le règlement intérieur.

Elle peut être ordinaire lorsqu’elle concerne les décisions liées à la gestion courante de l’association ou extraordinaire lorsque des décisions exceptionnelles doivent être prises en raison de leur importance (par exemple, modification des statuts, révocation du comité directeur ou dissolution de l’association).

Quelles sont les étapes à suivre pour organiser l’AG d’une association ?

1. Fixer une date de réunion. Elle doit avoir lieu au moins une fois par an, dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.
2. Fixer l’ordre du jour. Certains points tels que l’approbation des comptes, du budget prévisionnel ou encore la désignation des dirigeants sont obligatoires. Il est par ailleurs possible de prévoir une rubrique « questions diverses » qui concerne des points mineurs sans incidence sur le fonctionnement et l’activité de l’association et ne donnera pas lieu à un vote.
3. Préparer et envoyer les convocations, lesquelles doivent contenir au minimum le nom de l’association concernée, la date, l’heure, le lieu de la réunion et l’identité du signataire de la convocation et être accompagnées de l’ordre du jour et de tout document utile au vote.

Comment se déroule une AG ?

En premier lieu, il convient de tenir un registre ou de faire signer une feuille de présence par les membres présents ou représentés. Ensuite, il convient de s’assurer que le quorum est atteint, puisque toute décision rendue par l’organe sans que le quorum ne soit atteint est susceptible d’être frappée de nullité. Il se peut également que les statuts n’imposent pas de quorum.

Il est également impératif de vérifier les modalités de vote, à savoir le mode de scrutin et les conditions de majorité.

En ouverture de l’AG, il est d’usage de désigner un président de séance. Dans la plupart du temps, les statuts et/ou le règlement intérieur mentionnent la personne habilitée à occuper ce poste. Dans le cas contraire, l’AG peut élire le président de séance.

Enfin, l’AG doit délibérer sur tous les points figurant à l’ordre du jour et procéder aux votes correspondants.

Comment rédiger le Procès-Verbal de l’AG ?

Le procès-verbal permet d’apporter la preuve de la régularité des délibérations et des résolutions adoptées. Ces modalités sont fixées par les statuts ou le règlement intérieur.

L’intégralité des débats ne doit pas nécessairement être retranscrite. Toutefois, certaines mentions sont recommandées, telles que l’identité et la qualité des membres présents ou représentés, l’atteinte du quorum s’il y en a un, le résumé des débats ou encore le résultat des votes.

Que se passe-t-il après l’AG ?

Dans certains cas, une déclaration en préfecture doit être effectuée après la tenue l’AG, comme pour les décisions relatives à la modification des statuts de l’association (changement de sa dénomination et de son sigle, de son objet, de son siège social, etc.).

Le procès-verbal doit également être transmis à la FFR et à la Ligue régionale de l’association en cas de modification des statuts, changement de dirigeants, changement de nom, projet fusion, etc.